Secrétariat externalisé ou standard IA : le coût réel, chiffres en main.
Un appel manqué peut être une demande perdue. Deux solutions se présentent : une personne qui décroche à votre place, ou une voix IA qui fait le même travail de base. Ce guide met les prix publics côte à côte, calcule à partir de deux volumes d'appels, et dit où l'humain gagne.
Trois façons de ne plus rater un appel
Quand le téléphone sonne pendant le service ou après la fermeture, vous avez trois grandes options. Elles ne coûtent pas la même chose, et ne rendent pas le même service.
- Un secrétariat externalisé humain. Une personne décroche à votre nom, prend le message, transfère si besoin. Facturation à l'appel ou au forfait.
- Un standard IA. Une voix de synthèse décroche, pose les questions utiles, note la demande et vous envoie un résumé écrit. Facturation à l'abonnement plus des minutes.
- Vous, avec un répondeur. Gratuit, mais l'appelant raccroche souvent sans laisser de message.
- Le secrétariat humain est souvent moins cher à faible volume d'appels. Nous le montrons chiffres en main plus bas.
- Le standard IA se justifie surtout pour couvrir les soirs, week-ends et jours fériés et garder un résumé écrit de chaque appel.
- Ni l'un ni l'autre ne remplace votre jugement sur un devis ou une réclamation.
Ce que coûte chaque option, prix affichés
Voici ce que les prestataires affichent publiquement. Les prix de tiers viennent de leur site, avec la date de lecture en bas de page. Quand une grille n'est pas publique, nous écrivons « sur devis ».
| Option | Prix affiché | Ce qui est inclus | Engagement |
|---|---|---|---|
| Télésecrétariat humain (Optilib) | dès 59 € HT par mois, soit environ 70,80 € TTC (calcul : HT x 1,20) | 50 appels inclus par mois, prise de messages, notification par email | Sans engagement, selon la page |
| Standard externalisé humain (Optilib) | dès 139 € HT par mois, soit environ 166,80 € TTC | 100 appels inclus par mois, organigramme, notification email ou SMS | Sans engagement, selon la page |
| Secrétariat à l'appel (lesecretariat.fr) | 1 € HT par appel traité, minimum de facturation 50 € TTC par mois | Accueil personnalisé, agenda, transmission des messages | Sans engagement de durée, selon la page |
| Vocalia, standard IA (Organizen) | 590 € de mise en place, puis 99 € par mois, TTC | 150 minutes d'appels reçus par mois, numéro dédié, résumé de chaque appel | Sans engagement |
| Répondeur seul | Souvent inclus dans votre forfait | Un message vocal, sans suite automatique | Aucun |
Les prix ne se comparent pas ligne à ligne : l'un compte des appels, l'autre des minutes. Le coût d'un salarié à temps partiel n'est pas chiffré ici, faute de source publique solide : comptez « selon votre convention collective ».
Sources des prix de tiers (lus le 5 octobre 2026). Optilib, page des tarifs : https://www.optilib.com/tarifs. lesecretariat.fr, page des tarifs : https://lesecretariat.fr/tarifs/. Prix recopiés tels qu'affichés par chaque éditeur, avec leur mention HT ou TTC ; ils peuvent changer, vérifiez sur leur site. Nos propres prix sont TTC (TVA 20 % incluse).
À partir de quel volume l'IA coûte-t-elle plus que l'humain ?
Prenons deux volumes d'appels par mois et une durée moyenne de 4 minutes par appel. Cette durée est une hypothèse de calcul, pas une mesure : c'est celle que nous retenons dans notre fiche boutique pour parler de volumes.
| Volume mensuel | Secrétariat à l'appel (lesecretariat.fr) | Vocalia (Organizen), hors mise en place |
|---|---|---|
| 50 appels, soit 200 minutes | 50 € HT (c'est aussi leur minimum de facturation) | 116,50 € TTC (99 € + 50 minutes à 0,35 €) |
| 150 appels, soit 600 minutes | 150 € HT, soit environ 180 € TTC | 256,50 € TTC (99 € + 450 minutes à 0,35 €) |
Lecture honnête : à ces volumes et avec cette durée, le secrétariat à l'appel coûte moins cher que notre standard IA, avant même la mise en place. Notre prix se défend quand l'appel dure peu, quand le volume reste sous les 150 minutes incluses, ou quand vous voulez une réponse à toute heure, y compris la nuit et le dimanche, avec un résumé écrit systématique.
Si vous recevez peu d'appels et que vous êtes joignable en journée, un secrétariat humain au forfait ou à l'appel est probablement le bon choix. Nous préférons vous le dire.
- À 50 ou 150 appels de 4 minutes par mois, le secrétariat à l'appel affiché est moins cher que notre standard IA.
- Le standard IA est plus intéressant sous 150 minutes par mois, ou pour la couverture 7j/7.
Limites honnêtes, des deux côtés
| Besoin | Secrétariat humain | Standard IA (Vocalia) |
|---|---|---|
| Décrocher la nuit et le dimanche | Selon les horaires du prestataire | Oui, 7j/7 |
| Transférer l'appel à vous en direct | Souvent oui | Non : il vous transmet la demande par écrit (email, WhatsApp) |
| Gérer un appelant en colère ou un cas très particulier | Mieux, c'est une personne | Limité : il note et vous passe la main |
| Prendre une commande | Selon le contrat | Il note la demande. Aucun paiement par téléphone. |
| Résumé écrit de chaque appel | Selon l'offre | Oui, après chaque appel (Telegram, email) |
| Se présenter comme une IA | Sans objet | Oui, dès la première phrase |
| Donner vos prix au téléphone | Si vous le lui demandez | Non : volontaire, vos prix sont publics sur votre site |
| Durée d'un appel | Selon le prestataire | 10 minutes maximum |
| Appels sortants | Selon le contrat | Non : appels reçus seulement |
Une prise de rendez-vous par notre agent est une demande recueillie. Elle devient une réservation confirmée quand vous ou votre agenda la validez. Nous ne confondons jamais les deux.
Comment choisir, en trois questions
- Combien d'appels ratez-vous ? Comptez-les une semaine. Moins de 50 par mois : regardez d'abord un secrétariat à l'appel.
- Quand arrivent-ils ? Si c'est surtout le soir, le week-end ou en plein service, un standard IA couvre ces plages sans surcoût horaire.
- Que doit faire la personne au bout du fil ? Si elle doit transférer, rassurer, négocier, choisissez un humain. Si elle doit noter une demande et vous la transmettre, l'IA suffit.
Pour aller plus loin : le standard téléphonique pour un restaurant, nos prix en détail, la page Vocalia, ou l'orientation par besoin sur l'accueil.
Les questions qu'on nous pose vraiment
Combien coûte un secrétariat téléphonique externalisé ?
Les prix publics lus le 5 octobre 2026 vont de 59 € HT par mois pour 50 appels (Optilib) à 1 € HT par appel avec un minimum de 50 € TTC par mois (lesecretariat.fr). D'autres prestataires fonctionnent sur devis.
Un standard IA est-il moins cher qu'un secrétariat humain ?
Pas toujours. À 50 ou 150 appels de 4 minutes par mois, un secrétariat à l'appel affiché à 1 € HT revient moins cher que notre standard IA. L'IA devient intéressante pour couvrir tous les horaires et garder un résumé écrit.
L'IA peut-elle transférer l'appel vers moi ?
Non. Notre agent ne transfère pas l'appel en direct. Il vous transmet la demande par message (email, WhatsApp), avec un résumé de ce qui a été dit.
Le client sait-il qu'il parle à une IA ?
Oui. L'agent se présente comme une assistante vocale IA dès la première phrase et le confirme si on le lui demande.
Y a-t-il un engagement ?
Notre standard IA est sans engagement. Pour les prestataires humains, lisez leurs conditions : la mention « sans engagement » figurait sur les pages citées, qui peuvent évoluer.
Puis-je tester avant d'acheter ?
Oui. La page agent vocal propose un essai guidé, et la garantie de 60 jours rembourse l'installation si vous n'êtes pas satisfait (voir les conditions d'assistance).
On en parle 15 minutes ?
Dites-nous votre volume d'appels et vos horaires. Nous vous disons franchement si notre service vous convient, ou si une autre solution de cette page est plus adaptée.